1.メール配信システム・ソフトのメリット・デメリットを比較
メールアドレスの管理方法は様々ありますが、店舗向けのメール販促の為の代表的なメールアドレス管理方法は２つあります。 1つ目は予約したお客様情報や名刺などのメールアドレスをメール配信ソフトで管理する方法があります。 2つ目は店内やホームページなどからメール会員を募集するメール配信システム（クラウド・ASPタイプ）による管理方法があります。 この2種類のメールアドレス管理方法のメリットやデメリットをわかりやすく紹介します。
1-1.メールアドレス管理方法・使い方の違い（種類）
費用をかけずに使えるメール配信ソフト
メール配信ソフトで管理する方法は、既存にあるお客様情報からメールアドレスをメール配信ソフトに入力またはインポートできます。 メール配信ソフトは無料で使えるフリーソフトから有料ソフトまで、初期費用やラニングコストをおさえて利用できるのが特長です。
- 名刺や顧客名簿情報からメールアドレスをリスト化
- 顧客情報やメールアドレスをメールソフトに入力
集客・固定客対策に適したメール配信システム（クラウド・ASPタイプ）
メール販促に必要なメール会員の募集からメール配信まで一元管理できるのがクラウド・ASPタイプのメール配信システムです。 クラウド・ASPタイプは、パソコンにデータを保存しないで、すべてサーバー側で管理することで、インターネットと連携した様々な活用方法ができるのが特長です。 メール配信システムはQRコードを使った空メール登録によりお客様の携帯やスマホから登録することで、効率よくメール会員を募集できるのが特長です。 QRコードを使った空メール登録の仕組みを理解することでよりメール会員募集に役立てられ固定客・リピート客づくりに活かせます。
空メール登録の特長
空メールアドレスは、メールアドレス宛てだけ入力して本文を入力しないで、空っぽのメールを送信する為に「空メールアドレス」と呼ばれています。 空メール登録によるメールアドレス管理は携帯やスマホから「空メールアドレス」宛てに送信するだけで、正確なメールドレスを取得管理することができます。
1-2.メール配信システム・ソフトのメリット・デメリットを比較
メール配信システム・ソフトの比較は、メリット、デメリットを知りその特長を知ることで目的に合わせたメール配信システム選びに役立てられます。
メール配信ソフトのメリットとデメリット
メール配信ソフトのメリットは、費用をかけずにはじめられます。無料ソフトや有料の市販ソフトがあります。市販ソフトは5,000円から20,000円程度で販売されています。 一度購入したら費用は発生しないので毎月のランニングコストはかかりません。 メール配信ソフトのデメリットは３つあります。 1つ目のデメリットはメール会員登録機能がなく、ホームページや店内から新規のメールアドレスを募集する機能がありません。メールアドレスの登録はパソコンから入力またはエクセルやCSVなどからインポートする必要があります。 2つ目のデメリットはメールの開封率が低いです。開封率の低い理由は、ドメイン受信拒否設定やウィルス対策のフィルターなどに引っかかる場合があります。 またパソコンで使われているメールアドレスに配信する場合が多く、リアルタイムにメールが届きずらいことも開封率が低い原因と考えられます。 ３つ目のデメリットは送信件数に制限がある場合があります。100件以上の大量のメール配信を一度に配信する場合は、ご利用のプロバイダによってはメールサーバーに制限が発生する場合があります。 メール配信ソフトには送信設定があるソフトもあるので、ご利用のプロバイダのメールサーバーの仕様と、メール配信ソフトのメール配信設定を確認する必要があります。
クラウド・ASPタイプのメール配信システムのメリットとデメリット
クラウド・ASPタイプのメール配信システムは、サーバーでメールアドレスを管理することで様々なメリットがあります。 その中で大きなメリットは2つあります。1つ目はのメリットは、QRコードを使った空メール登録方法により店内やホームページや広告などから簡単にメール会員を募集できます。 2つ目のメリットは、メールの開封率が高いです。 空メール登録方法は携帯やスマホのドメイン受信拒否設定を解除してからの登録のメールアドレスを管理することで、届くメールアドレスだけを管理することができます。 さらに携帯やスマホに配信することで、リアルタイムにメール配信することができます。 クラウド・ASPタイプのメール配信システムのデメリットは、初期費用や月額料金が発生します。 初期費用は無料のサービスも多いですが、通常は10,000円～30,000円程度のサービスが多いです。毎月の費用は月額費用は3,000円から50,000円程度のサービスが一般的です。 価格の違いは、業種による機能の違い、テンプレート機能、サポート、サーバー環境などに違いがあります。
2.失敗しない為のメール配信ソフト、メール配信システムの選び方
2-1.目的を明確にして店舗営業に合わせて選ぶ
メール配信ソフトやメール配信システムの選び方は、メールアドレス管理の目的を明確にすることが大切です。 お客様情報や名刺などの既存のメールアドレス管理だけでよければ、費用を安く抑えたメール配信ソフトで充分です。 店内やホームページなどからメール会員を募集して固定客・リピート客対策を作る目的であれば、メール配信システム（クラウド・ASPタイプ）を選ぶことをお勧めします。 クラウド・ASPタイプのメール配信システムは無料期間などをうまく活用して、店舗営業にあったメール配信システムを選ぶことをお勧めします。
2-2.メール配信システム・ソフトを上手に使い分ける
メール配信ソフトとシステム（クラウド・ASPタイプ）を上手に使い分けることで集客効果やリピート客・固定客作りが向上します。 メール配信ソフトで管理するメールアドレスは、名刺や予約情報など比較的はお得意様や常連客のメールアドレス管理が多くなる傾向があります。 逆にメール配信システム（クラウド・ASPタイプ）は、メール会員募集による店内やホームページなどから登録した多数のお客様のメールアドレスになります。 メール配信ソフトで管理するメールアドレスは、年賀状や手紙のような挨拶やお知らせに使うことに適しています。 メール配信システム（クラウド・ASPタイプ）で管理したメールアドレスには、定期的な販促メールに使うことに適しています。 このようにお客様に合わせたメールアドレス管理方法がより良いメール配信につながります。
2-3.知っておきたいメールアドレス管理方法の違いによる集客の差
集客効果の高いメールアドレスとは、どんな種類のメールアドレスでしょうか？ 集客のポイントは、お客様にきちんと届き、見てもらえるメールアドレスを管理することが重要です。 メールアドレスを複数所有している人が多く、どのメールアドレスを管理できるかで大きな差が生まれます。 メール配信システム（クラウド・ASPタイプ）は、空メール登録による携帯やスマホからに制限してメール会員を募集することで集客・固定客づくりに効果的なメールアドレス管理が期待できます。
2-4.届かないメールアドレスの管理方法
届かないメールアドレスは大きく二つの原因でメールアドレスが届かなくなります。
ドメイン設定やウィルスソフトのフィルターが原因
携帯やスマホ宛てのメールアドレスは、迷惑メール対策の為のドメイン受信拒否設定がされている場合が多く、パソコンから配信されるメールは届かない場合があります。 またパソコン宛てのメールアドレスはウィルス対策で、URL付きやHTMLメールはウィルスソフトのフィルターによって削除される場合があります。
メールアドレスの変更が原因
携帯やスマホは機種変更時に携帯会社を変更するとメールアドレスも新しくなります。 変更された届かなくなったメールアドレスをそのまま放置しておくと、届かないメールアドレスがどんどん蓄積して、配信件数が増えているのに集客効果が上がらないと感じることになります。
届かないメールを減らすには？
ドメイン受信設定やウィルスソフトのフィルター対策は、空メール登録によるメールアドレス管理にすることで、この問題を解決することができます。 空メール登録は届いたメールのみ登録できる仕組みにより予めドメイン受信拒否設定を解除したメールアドレスを管理できるようになります。 さらにメール配信システム（クラウド・ASPタイプ）の場合は、メールアドレス変更により届かなくなったメールアドレスも自動で削除する機能により、届くメールアドレスだけを管理できます。
2-5.メールアドレス管理の注意点
顧客のメールアドレスは個人情報として取り扱う必要があります。パソコンの紛失やウィルス感染による漏洩などパソコンのセキュリティ対策が重要です。 個人情報を扱うパソコンはウィルスソフトの導入やパソコンのパスワード設定は重要です。 またメールアドレス管理をしているパソコンには使用するユーザーのパスワード設定（権限設定）が重要です。
メール配信システム（クラウド・ASPタイプ）はセキュリティに強い？！
メール配信システム（クラウド・ASPタイプ）は、パソコンにデータを保存しません。 パソコンが壊れたり、紛失してもメールアドレスデータが消えることはありません。 しかし安全なデーターセンターのサーバーで管理されたクラウド・ASPタイプのメール配信システムでも、パソコンのウィルス対策やパスワード設定は重要になります。